Bestyrelsesmøde 19. december 2021

kl. 10 på Absalonsgade 6B, 1th

Dagsorden:

1. Godkendelse af sidste referat
2. Nyt fra formanden
3. Nyt fra kassereren
4. Nyt fra øvrige bestyrelsesmedlemmer
5. Breve og lignende
6. Haver til salg og solgt
7. Opfølgning fra generalforsamlingen
8. Eventuelt
9. Næste møde

Tilstedeværende: Mariette, Bjarne, Sjoukje, Karl, PeterReferent: Sjoukje

1: Godkendelse af sidste referat

Bestyrelsen underskriver referat fra GF

2: Nyt fra formanden

Det har været meget fredeligt. Vi har ingen haver til salg pt. Bjarne har fået en opringning fra en interesseret, og vi har kendskab til flere interesserede købere.Der har været en lille kurre mellem Bjarne og Leon som et efterspil af GF. angående bestyrelsens holdning til vindmøller. Bjarne skulle på generalforsamlingen have kaldt et udsagn fra Leon for at være løgn. Dette undskylder Bjarne for. Både at have sagt det, og Bjarne står også ved, at der ikke var nogen løgn i Leons udsagn.

3: Nyt fra kassereren

Intet nyt fra kassereren

4: Nyt fra øvrige bestyrelsesmedlemmer

(Mariette overleverer fra Mette, der ikke selv var til stede pga. arbejde)

Trappen ned til skoven:
Mette har undersøgt mulighederne for at få forbedret trappen ned til søen af Sorø Akademi. Vi er blevet tilbudt at få egestammer af Akademiet, så vi selv kan lave trappen. Inden vi takker ja, skal vi have undersøgt, om det medfører at vi får ansvar for de som færdes på trappen, og fremtidigt vedligehold etc. Det nævnes at det måske kan omgås med et skilt: Al færden på trappen er på eget ansvar. Ansvaret ved at bygge trappen skal undersøges, inden vi takker ja til tilbuddet.

Mette har haft ringet til teknik og miljø:

Tankene til opsamling af campingtoilet:
Hvide 500-1000 l. tanke til toiletaffald er ulovlige og skal fjernes:Vi har i øvrigt af kommunen fået pænt besked på at de store hvide 500- eller 1000 l. tanke skal fjernes, hvis de bruges til toiletaffald – det er ulovligt. Kommunen nævnte at de ville komme på inspektion. Bestyrelsen vil kontrollere at de er fjernet ved næste havevandring. (De hvide tanke må fortsat gerne bruges til vandopsamling.)

Nedgravet fællestank:

Fægangen har lige fået lavet opsamlingstanke til toiletaffald. Vi regner også med godkendelse af kommunen, forudsat at vi bruger kommunens leverandører. Der har været problemer med at få kommunens liste af leverandører til at gå ind i opgaven og udarbejde tilbud. Mette vil forsøge at undersøge, hvem man hos Fægangen har fået til at udføre opgaven, og hvad deres pris har været.

Ring ikke til kommunen i foreningens navn:
Mette blev i øvrigt gjort opmærksom på, at en anden også havde ringet til kommunen på vegne af foreningen med samme problematik. Det var ikke nogen fra bestyrelsen. Det besværliggør samtalen med kommunen, som ikke ønsker at bruge dobbelt tid på os. Ring venligst ikke til kommunen i foreningens navn uden om bestyrelsen :

Forventet slutdato skal for fremtiden vedlægges tegninger med anmodning om tilladelse til byggeri:

Bestyrelsen vil fremadrettet bede om en formodet slutdato til byggerier. Dette gøres af følgende årsager: Det er godt at have en fornemmelse af:

• hvor længe man kan forvente at det ser ud som om der bygges (i forhold til at kunne varetage de opsyn, der står beskrevet i vedtægterne ang. orden)
• Hvor længe man kan forvente brug af generator til byggeri
• hvornår de af bestyrelsen godkendte tegninger er gennemførte og gældende

Dette er på ingen måde en optakt til hård kontrol. Bestyrelsen er helt på det rene med, at der kan ske så meget i et byggeforløb. (Og der er i øvrigt sket en del forskydninger på byggemarkedet de sidste par år!)

Det er blot for at have en fornemmelse, så bestyrelsen ved fra hvornår ting er gældende, om noget skal udskydes osv.

Hængepartier:
På næste havevandring vil bestyrelsen være obs på at få fulgt op på diverse, der er aftalt mellem enkelte haveejere og bestyrelsen.

Hærværk:
Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på, at nogen har punkteret et havebassin. Dette er højst beklageligt! Vi tror selvfølgelig ikke på at nogen fra vores forening kunne finde på den slags! Lad os i samme ombæring gøre klart, at der ikke er noget forkert i at have et oppusteligt bassin stående i haven, da vi hver især betaler for vandet. Og samtidig også bede folk passe godt på hinanden i foreningen med både ord og gerning.

Vedtægterne:
Vi påtænker at gennemgå vedtægterne løbende i løbet af året, da der kom flere ting op på de sidste 2 GF’er, der tyder på at nogle punkter er ude af trit med den virkelighed, vi har i foreningen.

Vi vil inden næste års generalforsamling have udarbejdet en opdateret variant på baggrund af input fra foreningens medlemmer. Processen vil være at den så først skal godkendes på GF og derefter godtages ved kommunen. Bestyrelsen skal hver især til næste gang se på, hvor i vedtægterne noget kræver at blive set på for en tidssvarende opdatering.

Foreningens øvrige medlemmer opfordres til at gøre det samme, og melde punkter ud til os med begrundelser og løsningstanker, så vi får et fælles blik på hvor der trænger til at blive opdateret noget.

Link til vedtægterne:https://www.soroe-kolonihaveforening.dk/pdf/vedtaegter_2019.pdf

Dokumenthåndtering:
Vi taler om at nogle dokumenter ligger lokalt på forskellige mails. Sjoukje undersøger (ved at spørge Michael) om vi allerede har et google drive og om vi kan lægge dokumenterne herpå. Alternativt finder Sjoukje en anden løsning.

5: Breve og lignende

Intet nyt

6: Haver til salg og solgt

Der er ingen haver til salg, og ingen haver solgt siden sidste møde.OBS – Vi har købere på hånden. Hvis man overvejer at sælge, så giver det mening at få sat til salg snarligt, så evt. nye haveejere kan arbejde med huset i vinterhalvåret.

7: Opfølgning fra generalforsamlingen

Asfalt i indkørslen: Vi er (fortsat) glade for at kommunen har hørt os ang. hullerne ved indkørslen og fået den asfalteret.

Indgangspartiet: Vi afventer fortsat svar ang. budgetter til nedgravning af opsamlingstank. (Obs at vi godt er klar over, at denne afhængighed er irriterende, og at vi måske skal tage dette op på næste bestyrelsesmøde).

Huller i vejene: Jan er ved at udfærdige et tilbud, vi afventer at få.

8: Eventuelt

1KLUBHUS: Vi taler løst om udfordringerne og mulighederne mht. klubhus, fordi det var løst oppe at vende på både denne og forrige generalforsamling. Årsager til at det kan være en udfordring:”

• Vi ville skulle hjemkøbe en grund at have huset på
• Udgifter og ansvar for pasning af både grund og hus, kan være en udfordring
• Der tales om, at man godt kunne stille et halvtag op, a la spejderpladser osv, så der ikke var et hus at passe, og vi ville have et fælles ‘opholdssted’, hvor man er sikret ly for regnen.
• Haven ville også kræve pasning.

Emnet var blot en løs snak, på baggrund af et spørgsmål fra Sjoukje.

TELEFONLISTE: Mariette sender en opdateret rundt til alle i bestyrelsen

9: Næste møde

Sidste weekend i januar søndag d. 30. kl. 10.