Tilstedeværende: Leon, Mariette, Sjoukje og Tonny
Referent: Sjoukje Busck
- 1: Nyt fra formanden
- 2: Nyt fra kasseren
- 3: Chikane og mistænkeliggørelse af kassereren, og hvad vil bestyrelsen gøre?
- 4: Nyt fra øvrige medlemmer
- 5: Køb og salg af haver
- 6: Evt.
Indledende:
Vi er få tilstede og nogle har bagkant. Derfor nås kun en stram dagsorden.
TO-DO opsummering:
- Leon sørger for at der igangsættes vurdering af have 50
- Sjoukje sender manglende brev
- Mariette går videre med bank-skiftet
- Mariette/Karl sørger for ejerskiftet på have 16
1: Nyt fra formanden
Formanden ønsker sin kone tilføjet sin have-kontrakt. Han peger på, at det er tvetydigt, om man skal betale indmeldelsesgebyret på 1000 kr. pr. have eller pr. medlem. Praksis har været 1 indmeldt medlem pr. have.
Vi beslutter at følge praksis i sagerne fra nu og frem til næste GF – altså at man IKKE opkræver ekstra indmeldelsesgebyr, ved følgende tilfælde:
- der flyttes fra en have til en anden
- der tilføjes ekstra folk på lejekontrakten til en have
- der overflyttes ejerskab til andre, der allerede står på have-kontrakten
Det forslåes samtidig, at vi får praksis grundigt fastlagt ved næste GF.
2: Nyt fra kasseren
Der arbejdes fortsat med at flytte bank og indsamle formalia til bankflytning, hvilket har vist sig sværere end troet pga. diverse underskrifter og legitimation m.fl.
Bank: 237.397,01 kr. i banken
Kassebeholdning: 443 kr.
3: Chikane og mistænkeliggørelse af kassereren, og hvad vil bestyrelsen gøre?
Der har hen over de forgangne måneder kørt en sag, der har handlet om revision af det allerede godkendte regnskab fra regnskabsåret ‘21-‘22. Den nye revisor er fra uvist hold blevet anmodet om at genbesøge det godkendte regnskab. Det har revisoren og revisorsuppleanten fået adgang til, og efter gennemsyn anklager den nye revisor og revisorsuppleant kassereren og stiller mistillid ved hendes arbejde og beder bestyrelsen om konsekvenser.
Bestyrelsen finder sagen voldsomt proportionsforvrænget og ødelæggende for foreningsarbejdet og de mange frivillige timer, der lægges i det og vil gerne lægge alle rygter om kassererens arbejde ned øjeblikkelig!
Bestyrelsen og begge tidligere revisorer bakker kassererens arbejde 100% op.
Den nye revision, der genbesøgte det forrige regnskab (der allerede var blevet godkendt af forrige revision og af generalforsamlingen i november 2022) peger på:
1) en dankortbon på kr. 49,- til en kage til et bestyrelsesmøde, der ikke er underskrevet
2) to arrangementer, der er påført samme bilagsnummer
3) at der skulle være brugt mange penge på mad til sommerfesten
4) at kassebeholdningen ikke fremgik af regnskabet ved GF
Bestyrelsen har vurderet mistilliden ubegrundet fordi:
4) Kassebeholdningen blev læst op på GF og kassereren kunne fremvise at pengene var til stede. I øvrigt passer regnskabet på ørebeløb og der mangler ikke en krone.
3) Der blev ved sommerfesten brugt ca. 150kr/mand for hovedretter, dessert, salater, vin, sodavand, duge, servietter mm. Der blev dermed kun brugt 60% af det budgetterede beløb.
1 og 2) Der ryger ca. 160 bilagsnumre på vores regnskab årligt. Dette er en detalje, der ikke burde skabe mistillid, snarere bevise den grundighed, hvormed regnskabet føres.
Hele bestyrelsen beklager den overlast kassereren har lidt for et i øvrigt enormt stykke arbejde, og beder i øvrigt alle i foreningen arbejde for den gode stemning og om at slå sladder ned herfra.
4: Nyt fra øvrige medlemmer
A: Tonny, have 36 melder sig ud af bestyrelsen pga. weekendarbejde. Bestyrelsen er meget kede af tabet af et mangeårigt medlem, og takker for godt arbejde den tid han har siddet med. Sjoukje 2. suppleant, have 46 overgår hermed til at blive stemmeberettiget bestyrelsesmedlem, da tidligere 1. suppleant Bjarne, have 23 har trukket sig fra bestyrelsen.
B: Sjoukje, have 46 har haft dialog med et bestyrelsesmedlem fra Fægangen ang. tømningstank og kloaktilslutning.
—
Det er blevet os fortalt, at de i Fægangen først havde besluttet at tilslutte sig kloaknettet med en udslagsbænk i deres have 1. Alle tilbud var indhentet og godkendt på GF. Så kom corona og det hele gik i stå og forfaldsdato af tilbuddene blev overskrevet osv.
Da sagen skulle genoptages, var det i mellemtiden blevet et krav, at alle haver skulle betale lige i underkanten af 40.000kr. for kloaktilslutning pr. have – også selvom der reelt kun var tale om én tilslutning. Det vurderedes alt for omkostningsfuldt.
Herefter skiftede bestyrelsen fokus og har siden arbejdet på at få en fælles tømningstank.
For at lykkes med dette har de igennem en lang periode arbejdet på en nødvendig alonge til areal-lejekontrakten med kommunen, for at kunne få tilladelse til at nedgrave en tank. Den var nødvendig, fordi det skulle påføres at Fægangen står for tømning af en fælles tank, før de kunne få godkendelse af kommunen til at installere nedgravningstanken. Denne alonge har de endelig fået færdig for nylig.
De er nu ved at indhente tilbud på nedgravning af en fælles tank.
—
Vi har opsøgt dialog med Fægangen om emnet – på trods af GF beslutningen om at lægge projektet med tanken på hylden. Det har vi, fordi det i formandens samtaler og korrespondence med kommunen (jævnfør punkt 5 i referat fra 12. marts) er tydeligt, at der fra kommunens side er et øget fokus på emnet omkring spildevand. Dels pga. følgende lovgivning og regler og dels pga. Fægangens arbejde med samme emne.
https://danskelove.dk/milj%C3%B8beskyttelsesloven/32
https://soroe.dk/politik-og-indflydelse/politik-strategier-planer-og-regulativer#Spildevandsplan
C: Sjoukje mangler at sende et enkelt brev i halen af havevandring, da der var noget afhængighed til tidligere viden. Dette vil blive gjort.
D: Bestyrelsen har herudover fortsat breve til og fra medlemmer som er i proces, og som vi ikke når videre med ved dette møde.
5: Køb og salg af haver
Henrik, have 50 ønsker vurdering. Tonny ønsker med sin fratræden ikke længere at være medlem af vurderingsudvalget, og formanden beder Per, have 27, og Peter, have 8 om at varetage opgaven.
Have 23, Berit er blevet tilføjet kontrakten, jævnfør ønske fra forrige referat.
Have 8, er endnu ikke blevet vurderet pga. afbud.
Lotte, have 21 ønsker at overtage ejerskabet fra Jens, have 16. Næstformanden og kassereren tager sig af overflytningen.
Vi diskuterer i denne sammenhæng reglerne ved ejerskifte, når den, der overtager haven, ikke har postnummer i Sorø. I vores vedtægter lægges op til at haverne afståes, hvis medlemmerne fraflytter kommunen. Et foreningsmedlem, der allerede er påført som ejer kan principielt således heller ikke overtage en have, hvis ikke de er bosat i kommunen. Dette har dog ikke været den praktiske forståelse af reglerne tidligere, kun at undgå nytilkomne købere udefra.
I vores vedtægter står der således:
§2 – Medlemskab
For at blive optaget som medlem af Sorø Kolonihaveforening, skal medlemmet kunne dokumentere fast bopæl i Sorø Kommune. Det er dog tilladt at udleje 6 haver til personer, som ikke er bosat i Sorø kommune.
§14 – Ophør af parforhold og dødsfald
Ved et parforholds ophør eller dødsfald har en eventuel efterlevende ægtefælle, fast samlever eller partner ret til at fortsætte lejemålet, medmindre bestyrelsen har vægtige grunde til at modsætte sig dette.
Efterlader medlemmet sig ikke ægtefælle, samlever eller partner, er dødsboet berettiget til blandt slægtninge i lige linje at udpege den, som skal overtage lejeretten, uanset bopæl.
Det forudsættes, at den pågældende opfylder betingelserne for medlemskab af foreningen. I modsat fald forholdes der, som ved afståelse af haver.
Bestyrelsen fortsætter dialogen om emnet på næste møde.
6: Evt.
Intet nævneværdigt.
Næste møde søndag d. 25. juni